Предлагается регламентировать правила хранения и использования нотариальных документов

© Milous / Фотобанк Фотодженика

Минюст России разместил для общественного обсуждения проекты приказов, которыми будут руководствоваться нотариусы при работе со своей документацией¹. Проекты конкретизируют поправки в законодательство, принятые летом (Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 339-ФЗ).

Как частные нотариусы, так и нотариусы государственных нотариальных контор будут передавать бумажные документы на хранение в нотариальный архив. Передаче в архив подлежат в том числе дела нотариусов, которые сложили полномочия, освобождены от полномочий по решению суда либо скончались.

Документы будут переданы в архив по истечении 10 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по ним было окончено.

Прописан порядок выдачи нотариальных документов из архива. Получить сведения могут лица, указанные в ст. 5 и ст. 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-I – суды, прокуратура, органы следствия, приставы, иные государственные и муниципальные органы и т. д. Им могут быть выданы (представлены):

• сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);
• архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию с указанием архивных документов, на основании которых она составлена;
• архивная копия нотариального документа.

За предоставление этих документов и сведений с частных лиц будет взиматься плата. Предельные ее значения были ранее определены законом: 10% либо 5% от размера платы за услуги правового и технического характера для бумажных и электронных документов соответственно (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 14 июля 2022 г. № 339-ФЗ).

Общий срок для исполнения архивом запроса – 5 рабочих дней со дня оплаты, но в отдельных случаях этот срок может быть продлен до 30 календарных дней.

Установлены также требования к помещениям нотариальных архивов (темнота, определенные температура и влажность воздуха и т. д.). Они должны быть удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Двери должны быть оборудованы замками повышенной секретности, а сам архив – иметь охранную сигнализацию.

Электронные документы считаются переданными на хранение в единую информационную систему нотариата (далее – ЕИС) после того, как они подписаны электронной подписью нотариуса, а сведения о них внесены в реестр ЕИС. Работник архива внесет необходимые записи о документе и присоединит свою электронную подпись. После этого к документу будут иметь доступ как работники архива, так и нотариус.

Установлено, какие сведения о нотариальном документе должна содержать запись ЕИС. Это электронный образ документа, его реестровый номер, дата совершения нотариального действия, ФИО нотариуса, сведения о лице, от имени или по поручению которого совершено нотариальное действие, и т. д. Закреплены единые форматы электронных документов.

Планируется, что все эти поправки вступят в силу с 11 января 2023 года.

_____________________________

¹ С текстами проектов приказов Минюста России "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов" (ID: 01/02/11-22/00132974), "Об утверждении Порядка хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам" (ID: 01/02/11-22/00132982) и материалами к ним можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов.